Gizlilik Politikası

Sires Group’un Nijerya, Türkiye ve Suriye’de ofisleri vardır. Kişisel verilerinizden grubun üç şirketi sorumludur. Kanun bu şirketleri “veri sorumlusu” olarak adlandırır.

• SİRES FOODS GIDA AMBALAJ İTHALAT İHRACAT TİCARET VE SANAYİ LTD. ŞTİ. (“SiresFoods”), Fatih Mah. 30009 Sk. Özdiker Sitesi Blok B No: 58 İç Kapı Kat: 14 No: 27, Mezitli / Mersin, Türkiye.
• Rayfab Enterprises Limited (“Rayfab”), No 14 Airport Road, Kano, Nigeria.
• MoneyWise LLC (“MoneyWise”), Halep, Suriye.

Türkiye ofisinde çalışıyorsanız verilerinizden SiresFoods sorumludur. Nijerya ofisinde çalışıyorsanız Rayfab sorumludur. Suriye ofisinde çalışıyorsanız MoneyWise sorumludur.

Bu üç şirket tek bir grup olarak çalışır ve aynı iş sistemini kullanır. İş kayıtlarını, yalnızca grubun işlerini yürütmek amacıyla birbirleriyle paylaşırlar.

Uygulama bugün yalnızca kurgusal tanıtım (demo) verileriyle çalışmaktadır. Gerçek iş kaydı içermez ve sizden hiçbir kişisel veri toplamaz.

• Tanıtım hesaplarıyla giriş yaparsınız. Uygulama bu hesapları telefonun kendisinde doğrular.
• Uygulamaya yazdığınız hiçbir şey herhangi bir yere gönderilmez ve uygulama, verileri için hiçbir ağ bağlantısı kurmaz. Uygulama yalnızca web sitemizdeki sayfaları açan Gizlilik politikası (Privacy policy) veya Yardım ve iletişim (Help & contact) bağlantılarına dokunduğunuzda internete bağlanır.
• Tanıtım sürümünde oluşturduğunuz kayıtlar yalnızca uygulamanın belleğinde kalır ve uygulama kapandığında silinir.
• Uygulama telefonunuzda yalnızca şunları saklar: tanıtım hesabına ait oturumunuz ve yüz veya parmak iziyle kilit açmayı etkinleştirip etkinleştirmediğiniz bilgisi (her ikisi de telefonun güvenli depolama alanında; iPhone’da Keychain’de, Android’de ise Android Keystore ile korunan depolama alanında) ile seçtiğiniz dil ve tema.
• Yüz veya parmak iziyle kilit açmayı etkinleştirirseniz yüzünüzü veya parmağınızı telefonunuzun kendisi doğrular. Uygulama yalnızca doğrulamanın başarılı olup olmadığını öğrenir; yüzünüzü veya parmak izinizi asla görmez.
• Uygulama, dilini ve sayı biçimini belirlemek için telefonunuzun ayarlarını okur. Bu bilgi telefonunuzda kalır.

Topladığımız veriler, bunları neden kullandığımız, kimlerin görebildiği, nerede saklandığı, ne kadar süre sakladığımız ve güvenlikle ilgili bölümler, uygulamanın şirketin iş sistemine bağlandıktan sonraki durumunu açıklar. Diğer bölümler şu anda da geçerlidir. Uygulama bağlanmadan önce bu politikayı güncelleyecek ve personeli bilgilendireceğiz.

Uygulama bağlandıktan sonra sizinle ilgili aşağıdaki verileri işler.

• Hesabınız: adınız, iş e-posta adresiniz (giriş yapmak için bunu kullanırsınız), sistemimizin size verdiği bir hesap kimliği (ID), rolünüz (şirket sahibi, finans, ofis operatörü veya satış) ve ofisiniz. Uygulama parolanızı asla saklamaz. Sunucu parolaları yalnızca karıştırılmış bir biçimde (hash’lenmiş olarak) saklar.
• Telefon onayı: her yeni telefonun kullanılabilmesi için önce şirket sahibi tarafından onaylanması gerekir. Bunun için uygulama, o telefon için kendi oluşturduğu bir kodu (telefonun reklam kimliği değil, bir cihaz kimliği) ve telefonun model adını gönderir. Sunucumuz onayın kaydını tutar.
• Güvenlik kayıtları (log kayıtları): sunucumuz IP adresini (bir isteğin geldiği internet adresi), zamanı ve neyin istendiğini kaydeder. Bu kayıtları yalnızca güvenlik amacıyla ve sorunları gidermek için kullanırız; nerede olduğunuzu öğrenmek için asla kullanmayız.
• Telefonunuzda: oturumunuz, telefonun güvenli depolama alanında saklanır. Oturum, bir giriş anahtarı ve hesap bilgilerinizi (hesap kimliği, ad, iş e-postası, rol ve ofis) içerir. Güvenli depolama alanında ayrıca yüz veya parmak iziyle kilit açmayı etkinleştirip etkinleştirmediğiniz bilgisi saklanır. Uygulama ayrıca telefonunuz için oluşturduğu kodu ve seçtiğiniz dil ile temayı saklar.

Uygulama, oluşturduğunuz veya üzerinde işlem yaptığınız iş kayıtlarını da işler. Bunlar şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin finansal bilgilerdir:

• Ofisler arası para transferleri: tutarlar, para birimleri, döviz kurları, tarihler, ofisler, bir referans ve notlar.
• Kayıtların onaylanması ve reddedilmesi. Ret kararı yazılı gerekçesini de içerir.
• Nakit sayımları: bir ofis kasasında sayılan tutar, defter kayıtlarıyla arasındaki fark ve bir not.
• Giderler: tutar, para birimi, kategori ve kısa bir açıklama.
• Satış faturaları: müşterinin adı (bir şirket veya bir gerçek kişi), miktarlar, fiyatlar, ödeme koşulları, varış yeri, notlar ile müşterinin ödediği ve hâlâ borçlu olduğu tutarlar.

Her kayıtta, o kaydı giren, sayımı yapan, kaydı onaylayan veya reddeden çalışma arkadaşının adı ve bu işlemi ne zaman yaptığı görünür. O kayda erişimi olan çalışma arkadaşları bu adları ve zamanları görebilir.

Bir satış faturasındaki müşteri, ticari faaliyeti için bizden alım yapan bir gerçek kişi olabilir. Bu durumda fatura o kişinin adını ve ödediği ve hâlâ borçlu olduğu tutarları içerir.

Notlar, referanslar, açıklamalar ve gerekçeler serbest metin alanlarıdır. Lütfen yalnızca kaydın gerektirdiği bilgileri yazın; kendiniz veya başkaları hakkında özel bilgi yazmayın.

Bu verileri nasıl elde ediyoruz: hesabınızı oluştururken hesap bilgilerinizi biz gireriz. İş kayıtlarını, müşteri adları dâhil, siz ve çalışma arkadaşlarınız uygulamaya girersiniz. Telefon kodunu uygulamanın kendisi oluşturur ve telefonun model adını telefondan okur. Güvenlik kayıtlarını sunucumuz otomatik olarak oluşturur. Bu verilerin tamamı, uygulama ve şirketin iş sistemi aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

Uygulama konumunuzu, rehberinizi (kişilerinizi), fotoğraflarınızı, kameranızı veya mikrofonunuzu kullanmaz. Sağlık verileri, ödeme kartı verileri veya reklam kimlikleri toplamaz. Uygulama, yüzünüze veya parmak izinize ait hiçbir veriyi (biyometrik veri) almaz, saklamaz veya göndermez: doğrulamayı telefonunuzun kendisi yapar ve uygulamaya yalnızca eşleşme olup olmadığını bildirir. Face ID, Touch ID veya parmak iziyle kilit açma isteğe bağlıdır ve Daha fazla (More) sekmesinden kapatılabilir.

Uygulamada analitik, reklam, takip veya çökme raporlama araçları yoktur. Verilerinizi reklam veya profil oluşturma amacıyla kullanmayız. Hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi benzer ölçüde ciddi biçimde etkileyen kararları yalnızca bilgisayar aracılığıyla (otomatik karar verme yoluyla) almayız.

Kişisel verileri asla satmayız.

Kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla kullanırız. Her amacın ardından hukuki sebebini, yani buna izin veren yasal gerekçeyi belirtiyoruz.

• Hesabınızı oluşturmak ve yönetmek, giriş yapmanızı sağlamak ve size yalnızca rolünüzün ve ofisinizin izin verdiği bilgileri göstermek. Hukuki sebep: bizimle aranızdaki iş sözleşmesinin veya hizmet sözleşmesinin ifası için gereklidir.
• Şirketin defter tutma ve onay işlemlerini yürütmek. Hukuki sebep: aynı sözleşme.
• Muhasebe ve vergi kayıtlarını tutmak. Hukuki sebep: kanun bunu zorunlu kılar (hukuki yükümlülük).
• Sistemi güvende tutmak ve dolandırıcılığı önlemek (örneğin telefon onayı ve güvenlik kayıtlarıyla). Hukuki sebep: meşru menfaatlerimiz. Şirketin kayıtlarını korumaya yönelik gerçek bir ihtiyacımız vardır ve bu kontroller sizi haksız şekilde etkilemez.
• Satış faturalarına müşteri adlarını kaydetmek. Hukuki sebep: müşteriyle yapılan satış sözleşmesinin ifası ve hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için gereklidir.
• Grubun tek bir işletme olarak çalışabilmesi için iş kayıtlarını SiresFoods, Rayfab ve MoneyWise arasında paylaşmak. Hukuki sebep: meşru menfaatlerimiz; muhasebe ve vergi kayıtları bakımından ise hukuki yükümlülüklerimiz.

Grup içinde neleri görebileceğiniz rolünüze ve ofisinize bağlıdır.

• Ofis operatörleri kendi ofislerinin para transferlerini, giderlerini ve nakit sayımlarını görür. Satışları görmezler.
• Satış sorumlusu kendi deposunun satışlarını, müşteri adlarının listesini ve kendi ofisinin giderlerini ve nakit sayımlarını görür. Satış sorumlusu para transferlerini görmez.
• Şirket sahibi ve finans tüm kayıtları görür.

SiresFoods, Rayfab ve MoneyWise iş kayıtlarını, yalnızca grubun işlerini yürütmek amacıyla birbirleriyle paylaşır. Her üç şirketin personeli de kayıtları, yukarıda açıklandığı gibi, yalnızca rollerinin ve ofislerinin izin verdiği ölçüde görür.

Barındırma (hosting) hizmet sağlayıcılarımız verileri bizim adımıza saklar (bir sonraki bölüme bakınız). Bu sağlayıcılar yalnızca talimatlarımız doğrultusunda hareket eder. Her üç grup şirketi ve barındırma hizmet sağlayıcılarımız, verilerinize bu politikada açıklanan korumanın aynısını sağlar.

Verileri başka hiç kimseye vermeyiz. Bunun tek istisnası, kanunun gerektirdiği durumlarda vergi daireleri veya mahkemeler gibi kamu kurumlarına yapılan aktarımlardır.

Uygulama bağlandıktan sonra yalnızca şirketin kendi iş sistemiyle, şifreli bir HTTPS bağlantısı üzerinden iletişim kurar. Tek istisnalar, web sitemizdeki sayfaları açan Gizlilik politikası (Privacy policy) ve Yardım ve iletişim (Help & contact) bağlantılarıdır.

Bu sistem, hizmet sağlayıcılar tarafından Avrupa Birliği’nde, Almanya’da barındırılır: Frankfurt’taki bir yönetilen veritabanı barındırma hizmeti ve Almanya’da kiralanan bir sunucu. Bu sağlayıcılar veri işleyenlerimizdir; yani yalnızca bizim talimatlarımız doğrultusunda hareket ederler.

Dolayısıyla Nijerya, Türkiye veya Suriye’de girilen veriler Almanya’da saklanır. Her üç ülkedeki yetkili personel bu verileri görebilir; SiresFoods, Rayfab ve MoneyWise da iş kayıtlarını birbirleriyle paylaşır. Kanun buna kişisel verilerin yurt dışına aktarımı der.

SiresFoods, Rayfab ve MoneyWise arasındaki paylaşım dâhil olmak üzere tüm bu aktarımları, standart sözleşmeler gibi kanunun gerektirdiği güvencelerle koruruz. Bunlar arasında Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşme ve 2023 tarihli Nijerya Veri Koruma Kanunu’nun (Nigeria Data Protection Act 2023) gerektirdiği güvenceler yer alır. Her ofisteki personelin verilerine aynı korumayı sağlarız.

• Hesap bilgileri: grupta çalıştığınız sürece saklanır. Ayrıldığınızda hesabınızı kapatır ve 90 gün içinde kişisel hesap bilgilerinizi (e-posta adresiniz ve telefon onaylarınız) sileriz. Adınız, geçtiği iş kayıtlarında kalır.
• İş kayıtları: her ofisin tabi olduğu ticaret ve vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca saklanır. Bu süre Türkiye’de 10 yıla kadar, Nijerya’da ise en az 6 yıldır. Suriye ofisinin kayıtları, Suriye ticaret ve vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca saklanır. Bu süre sona erdiğinde kayıtları siler veya anonim hâle getiririz (bir kişinin kim olduğunu gösteren her şeyi çıkarırız).
• Güvenlik kayıtları: en fazla 90 gün.
• Telefon onayları: telefon hesabınızdan kaldırıldığında silinir. Hesabınız kapatıldığında onay hemen sona erer ve kayıt 90 gün içinde silinir.
• Telefonunuzda: oturumunuz, çıkış yaptığınızda ya da oturumun süresi dolduğunda veya oturum artık kabul edilmediğinde silinir. Oturumunuzun silindiğinden emin olmak için uygulamayı silmeden önce çıkış yapın. Dil ve tema tercihleriniz, siz bunları değiştirene veya uygulamayı silene kadar kalır.

Uygulama bağlandıktan sonra verilerinizi şu yollarla koruruz:

• Verileriniz, uygulama ile sistemimiz arasında iletilirken şifrelenir (HTTPS/TLS).
• Oturumunuz telefonun güvenli depolama alanında tutulur.
• Parolalar sunucuda yalnızca hash’lenmiş biçimde saklanır.
• Erişim, role ve ofise göre sınırlandırılır.
• Şirket sahibi, her telefonu kullanılmadan önce onaylar.
• Sisteme erişim kayıt altına alınır.

Bir veri ihlali yaşanırsa, kanunun gerektirdiği şekilde ilgili veri koruma otoritesine ve etkilenen kişilere bildirimde bulunuruz. Örneğin, ihlali öğrendikten sonraki 72 saat içinde Nijerya Veri Koruma Komisyonu’na (Nigeria Data Protection Commission), Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na veya her ikisine bildiririz. Etkilenen kişileri mümkün olan en kısa sürede bilgilendiririz.

Hangi ülkede çalışırsanız çalışın, aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• verilerinizin işlenip işlenmediğini ve nasıl işlendiğini öğrenme;
• verilerinizin bir kopyasını alma;
• yanlış verilerin düzeltilmesini isteme;
• kanunun izin verdiği durumlarda, verilerinizin silinmesini veya kullanımının sınırlandırılmasını isteme;
• verilerinizi kullanma şeklimize itiraz etme;
• uygulanabildiği durumlarda, verilerinizi başkasına iletebileceğiniz, yaygın olarak kullanılan bir elektronik biçimde alma;
• verilerinizi açık rızanıza dayanarak kullandığımız durumlarda, rızanızı dilediğiniz zaman geri çekme (bugün bu uygulamadaki hiçbir işlem açık rızaya dayanmamaktadır);
• ülkenizde varsa, bir veri koruma otoritesine şikâyette bulunma.

Bu haklardan herhangi birini kullanmak için info@siresfoods.com adresine e-posta gönderin. Başvurunuz ücretsizdir. Kimliğinizi doğrulamanızı isteyebiliriz. 30 gün içinde yanıt veririz.

Hesabınızın kapatılmasını ve verilerinizin silinmesini dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz. Bunun için info@siresfoods.com adresine e-posta gönderin. Hesabı kapatır ve kapatma tarihinden itibaren 90 gün içinde kişisel hesap bilgilerinizi (e-posta adresiniz ve telefon onaylarınız) sileriz. Ancak iş kayıtlarını, üzerlerindeki adlarla birlikte, kanunun gerektirdiği süre boyunca saklamaya devam etmek zorundayız (bkz. “Verileri ne kadar süre saklıyoruz”).

Müşterimizseniz ve adınız satış faturalarımızdan birinde yer alıyorsa aynı haklara sahipsiniz. Aynı e-posta adresine yazabilirsiniz.

Nijerya: Nijerya Veri Koruma Komisyonu’na (NDPC) şikâyette bulunma hakkınız vardır. Komisyonun web sitesi: ndpc.gov.ng.

Suriye: Her türlü talebinizi veya şikâyetinizi info@siresfoods.com adresine e-postayla gönderin. 30 gün içinde yanıt veririz.

Türkiye: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 11. maddesi size ayrıca şu hakları tanır:

• verilerinizin hangi amaçla işlendiğini ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• verilerinizi yurt içinde veya yurt dışında kimlere aktardığımızı bilme;
• yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, verilerinizin aktarıldığı bu kişilere bildirilmesini isteme;
• verilerinizin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme;
• verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Lütfen önce bize başvurun. Başvurunuzu reddedersek, yanıtımız yetersizse veya 30 gün içinde yanıt vermezsek Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz. Bunu, yanıtımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün içinde ve her hâlükârda başvuru tarihinizden itibaren 60 gün içinde yapmanız gerekir. Kurulun web sitesi: kvkk.gov.tr.

Uygulama yalnızca grubun yetişkin personeli içindir. 18 yaşın altındaki kişilere yönelik değildir.

Bu politikayı değiştirdiğimizde bu sayfayı ve sayfanın en üstündeki tarihi güncelleriz. Önemli değişiklikleri personele önceden, uygulama içinden veya e-postayla bildiririz. Uygulama şirketin iş sistemine bağlanmadan önce yapacağımız güncelleme de buna dâhildir.

Bu politika veya verilerinizle ilgili her türlü soru için info@siresfoods.com adresine e-posta gönderin. Bu adres SiresFoods, Rayfab ve MoneyWise için geçerlidir. “Biz kimiz” bölümündeki adreslere posta yoluyla da yazabilirsiniz: Türkiye ofisi için SiresFoods’a, Nijerya ofisi için Rayfab’a ve Suriye ofisi için MoneyWise’a.